Các đại lý và nhà phân phối đồ uống có đường ở Philadelphia giúp nhau duy trì tuân thủ thuế bằng cách ghi nhận và lưu giữ hồ sơ về các giao dịch kinh doanh của họ.
Một đại lý gửi một thông báo cho nhà phân phối đồ uống ngọt của họ. Đổi lại, nhà phân phối gửi xác nhận cho đại lý. Nhà phân phối trả Thuế Đồ uống Philadelphia (PBT) và chuyển cho Thành phố bằng điện tử. Khi một điều tra viên PBT thực hiện một chuyến thăm thực địa, một đại lý chứng minh sự tuân thủ bằng cách cung cấp:
- Mẫu miễn thuế bán hàng Pennsylvania của họ (để xác nhận vị trí)
- Thông báo của đại lý
- Xác nhận nhà phân phối
- Hóa đơn
Các đại lý thu thập các tài liệu bằng cách làm theo các bước được mô tả dưới đây.
Đại lý thông báo cho nhà phân phối của họ
Các đại lý phải thông báo cho các nhà phân phối rằng họ đang ở Philadelphia và đồ uống có đường được phân phối cho họ được bao trả bởi Thuế Đồ uống Philadelphia. Thành phố giữ một danh sách các nhà phân phối đã đăng ký chính thức. Để hoàn thành yêu cầu này, một đại lý phải gửi các nhà phân phối:
- Mẫu miễn thuế bán hàng PA Sale for Resale Sales của họ có địa chỉ Philadelphia, hoặc
- Một mẫu thông báo đại lý, được cung cấp bởi Bộ Doanh thu.
Điều này nên được thực hiện bất cứ khi nào một mối quan hệ kinh doanh mới bắt đầu, và ít nhất là hàng năm sau đó.
Các đại lý có nhiều địa điểm ở Philadelphia không bắt buộc phải gửi thông báo riêng cho các nhà phân phối của họ cho từng địa điểm - một là đủ. Tuy nhiên, nếu một số địa điểm của họ ở bên ngoài Thành phố, họ nên thông báo cho nhà phân phối về loại đồ uống nào sẽ được bán trong Thành phố và loại nào không. Bằng cách này, nhà phân phối tránh thuế đối với các sản phẩm dành cho bán lẻ bên ngoài Philadelphia.
Nhà phân phối xác nhận
Các nhà phân phối nhận được thông báo từ đại lý đồ uống có đường ở Philadelphia, phải lần lượt xác nhận rằng họ đã đăng ký để nộp và thanh toán PBT. Nhà phân phối cung cấp xác nhận này bằng cách sử dụng mẫu xác nhận nhà phân phối do Bộ Doanh thu cung cấp.
Giấy chứng nhận miễn thuế bán hàng PA có thể đóng vai trò là thông báo bắt buộc. Nếu nhà phân phối có Giấy chứng nhận miễn thuế trong hồ sơ cho đại lý có địa chỉ Philadelphia, nhà phân phối nên:
- Gửi xác nhận cho đại lý rằng họ là nhà phân phối đã đăng ký và
- Nộp và nộp thuế trực tuyến.
Gửi và thu thập hóa đơn
Nhà phân phối phải ghi lại từng giao dịch đồ uống có đường trên hóa đơn riêng của họ hoặc bổ sung hóa đơn do Bộ Doanh thu cung cấp. Nhà phân phối phải ghi lại:
- Khối lượng đồ uống chịu thuế được phân phối và
- Số tiền thuế đến hạn.
Thông tin có thể được trình bày dưới dạng tổng số hoặc theo mục.
Một số đại lý có địa điểm cả trong và ngoài Philadelphia, nhưng PBT chỉ bao gồm đồ uống dự định bán trong thành phố. Một nhà phân phối nên yêu cầu các đại lý có nhiều địa điểm làm rõ bao nhiêu đơn đặt hàng của họ sẽ được tổ chức để bán lẻ ở Philadelphia.
Nếu đại lý không làm rõ, nhà phân phối nên cho rằng 100% sản phẩm phải chịu thuế. Nếu nhà phân phối nhận được thông tin đơn hàng cập nhật sau khi tờ khai được nộp, nhà phân phối có thể nộp tờ khai sửa đổi.
Các đại lý nên giữ hóa đơn trong hồ sơ trong ít nhất sáu năm.
Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không tuân thủ quy trình xác nhận thông báo?
Một đại lý không thể cung cấp các tài liệu cần thiết trong quá trình kiểm tra, hoặc xuất trình các tài liệu không hợp lệ, có nguy cơ bị hành động pháp lý. Hành động pháp lý có thể bao gồm khoản tiền phạt không tuân thủ $1,000 và đình chỉ Giấy phép Hoạt động Thương mại của họ.
Các đại lý bán đồ uống có đường tại cửa hàng bán lẻ ở Philadelphia và không thông báo cho nhà phân phối của họ phải chịu trách nhiệm thanh toán, cũng như bất kỳ khoản phí và hình phạt nào đối với việc không tuân thủ.
Lưu ý rằng một đại lý có thể quyết định trở thành “Đại lý đã đăng ký” hoặc “Đại lý đặc biệt”. Một đại lý đã đăng ký đồng ý đảm nhận tất cả các nghĩa vụ của nhà phân phối, bao gồm nộp và thanh toán PBT. Đại lý đặc biệt là đại lý được Bộ Doanh thu cấp miễn trừ đặc biệt để mua một loại đồ uống có đường cụ thể từ một người nào đó không phải là nhà phân phối đã Đăng ký. Do đó, Đại lý Đặc biệt chịu trách nhiệm nộp và thanh toán PBT cho đồ uống cụ thể đó.