费城的甜饮料经销商和分销商通过确认和保存商业交易的记录，帮助彼此符合税收规定。
经销商向他们的甜味饮料分销商发送通知。 反过来，分销商也会向经销商发送确认函。 经销商支付费城饮料税(PBT)，并以电子方式汇给市政府。 当 PBT 调查员进行实地考察时，经销商要通过提供以下证明其遵守规定：
- 其宾夕法尼亚州销售税豁免表（以确认地点）
- 经销商通知
- 分销商确认函
- 发票
经销商通过以下步骤收集文件。
经销商通知其分销商
经销商必须通知分销商他们在费城，并且向他们分销的甜饮料属于费城饮料税的范围。 该市保留正式注册的分销商名单。 为完成这一要求，经销商必须向分销商发送：
- 其宾夕法尼亚州转售销售税豁免表，并注明费城地址，或
- 由税务局 (Department of Revenue) 提供的经销商通知表。
应在新业务关系开始时遵循这些步骤，之后至少每年一次。
在费城有多个地点的经销商不需要为每个地点的分销商单独发送通知，发送一份即可。 但是，如果他们的一些地点在本市以外，他们应该提醒分销商哪些饮料可以在本市销售，哪些不可以。 这样一来，分销商就可以避免对拟在费城以外地区零售的产品征税。
分销商确认函
如果收到费城甜饮料经销商的通知，分销商必须确认他们已注册申报并支付 PBT。 分销商使用税务局 (Department of Revenue) 提供的分销商确认表进行确认。
宾夕法尼亚州销售税豁免证书可以充当所需的通知。 如果分销商有拥有费城地址的经销商的存档豁免证书，则分销商应该：
- 向经销商发送确认函，确认他们是注册分销商，并且
- 在网上申报和交税。
发送和收取发票
分销商必须在自己的发票上或由税务局 (Department of Revenue) 提供的发票附录中记录每一笔甜味饮料的交易。 分销商必须记录：
- 分销的应税饮料的数量；和
- 应缴税款的数额。
这些信息可以以总计的形式呈现，也可以按项目呈现。
有些经销商在费城内外都有营业地点，但 PBT 只涵盖拟在该市销售的饮料。 分销商应要求有多个地点的经销商澄清其订单中有多少饮料将在费城零售。
如果经销商未澄清，分销商应假定全部产品都应纳税。 如果分销商在申报后收到更新的订单信息，则分销商可以提交修正申报。
经销商应将发票存档至少六年。
如果我没有遵守通知-确认程序怎么办？
如果经销商在检查期间不能提供所需的文件，或出示无效的文件，则有可能受到法律制裁。法律制裁可能包括 1000 美元的违规罚款，以及暂停其商业活动许可证。
对于在费城零售甜味饮料的经销商，如果没有通知其分销商，就需要负责付款，以及缴纳任何不合规费用和罚金。
请注意，经销商可以决定成为“注册经销商”或 “特别经销商.” 注册经销商同意承担经销商的所有义务，包括申报和支付 PBT。 特别经销商是指被税务局 (Department of Revenue) 授予特别豁免权的经销商，可以从注册经销商以外的人那里购买特定的甜味饮料。 因此，特别经销商承担了申报和支付该特定饮料的 PBT 的责任。
对 PBT 审计评估有异议的经销商可以向税务审查委员会 (Tax Review Board)提出申诉。