Los comerciantes y distribuidores de bebidas azucaradas en Filadelfia se ayudan mutuamente a cumplir con los impuestos reconociendo sus transacciones comerciales y manteniendo registros de estas.
Un comerciante envía una notificación a su distribuidor de bebidas azucaradas. A su vez, el distribuidor envía una confirmación al comerciante. El distribuidor paga el impuesto a las bebidas azucaradas de Filadelfia (PBT) y lo remite a la Ciudad de manera electrónica. Cuando un investigador de PBT realiza una visita de campo, el comerciante demuestra el cumplimiento proporcionando:
- Su formulario de exención del impuesto a las ventas de Pensilvania (para confirmar la ubicación)
- Una notificación del comerciante
- Una confirmación del distribuidor
- Facturas
Los comerciantes reúnen los documentos siguiendo los pasos descritos a continuación.
El comerciante notifica a su distribuidor
Los comerciantes deben notificar a los distribuidores que se encuentran en Filadelfia y que las bebidas azucaradas que se les distribuyen están sujetas al impuesto a las bebidas azucaradas de Filadelfia. La Ciudad mantiene una lista de distribuidores oficiales registrados . Para cumplir con este requisito, el distribuidor debe enviar a los distribuidores:
- Su formulario de exención del impuesto a las ventas de Filadelfia para la reventa con una dirección de Filadelfia. O bien
- Un formulario de notificación del comerciante , facilitado por el Departamento de Ingresos.
Esto debe hacerse siempre que se inicie una nueva relación comercial y al menos todos los años con posterioridad.
Los comerciantes con varios establecimientos en Filadelfia no están obligados a enviar notificaciones por separado a sus distribuidores para cada uno de los establecimientos: una sola es suficiente. Sin embargo, si algunos de sus establecimietnos se encuentran fuera de la Ciudad, deben notificar al distribuidor acerca de qué bebidas se van a vender en la Ciudad y cuáles no. De este modo, el distribuidor evita los impuestos sobre los productos destinados a la venta minorista fuera de Filadelfia.
El distribuidor confirma
Los distribuidores que reciban una notificación de un comerciante de bebidas azucaradas de Filadelfia, deben a su vez confirmar que se encuentran registrados para declarar y pagar el PBT. Los distribuidores proporcionan esta confirmación utilizando el formulario de confirmación del distribuidor proporcionado por el Departamento de Ingresos.
Un certificado de exención del impuesto a las ventas de Filadelfia puede servir como notificación obligatoria. Si un distribuidor cuenta con un certificado de exención en sus registros para un comerciante con una dirección en Filadelfia, el distribuidor debe:
- enviar la confirmación al comerciante de que es un distribuidor registrado, y
- declarar y pagar el impuesto en línea.
Enviar y cobrar facturas
Los distribuidores deben registrar cada transacción de bebidas azucaradas en sus propias facturas o en un suplemento de facturas proporcionado por el Departamento de Ingresos. Los distribuidores deben registrar:
- el volumen de bebida gravable distribuido; y
- el importe del impuesto adeudado.
La información puede presentarse como un total general o por artículos.
Algunos distribuidores tienen establecimientos dentro y fuera de Filadelfia, pero el PBT solo cubre las bebidas destinadas a la venta en la Ciudad. El distribuidor debe solicitar a los comerciantes con varios establecimientos que aclaren qué parte de su pedido se mantendrá para la venta minorista en Filadelfia.
Si el comerciante no lo aclara, el distribuidor debe suponer que el 100 % del producto está sujeto a impuestos. Si el distribuidor recibe información actualizada del pedido después de la presentación de la declaración, puede presentar una declaración enmendada.
Los comerciantes deben conservar las facturas en sus archivos durante al menos seis años.
¿Qué sucede si no cumplo con el proceso de notificación-confirmación?
El comerciante que no pueda proporcionar los documentos requeridos durante una inspección o que presente documentos no válidos, se arriesga a ser objeto de acciones legales.Las acciones legales podrían incluir una sanción de $1,000 por incumplimiento y la suspensión de su licencia de actividad comercial.
Los comerciantes que venden bebidas azucaradas al por menor en Filadelfia y no notifican a sus distribuidores son responsables del pago, así como de las tarifas y las sanciones por incumplimiento.
Tenga en cuenta que un comerciante puede decidir ser un "Comerciante registrado" o un "Comerciante especial.” Un comerciante registrado se compromete a asumir todas las obligaciones de un distribuidor, incluida la declaración y el pago del PBT. Un comerciante especial es un comerciante al que el Departamento de Ingresos le concede una exención especial para comprar una bebida azucarada específica a alguien que no sea un distribuidor registrado. En consecuencia, el comerciante especial asume la responsabilidad de declarar y pagar el PBT de esa bebida concreta.
Los comerciantes que no estén de acuerdo con la evaluación de una auditoría de PBT pueden presentar una apelación ante la Junta de Revisión de Impuestos .