Los vendedores y distribuidores de bebidas endulzadas en Filadelfia se ayudan mutuamente a cumplir con los impuestos al reconocer y mantener un registro de sus transacciones comerciales.
Un concesionario envía una notificación a su distribuidor de bebidas endulzadas. A su vez, el distribuidor envía una confirmación al distribuidor. El distribuidor paga el impuesto sobre bebidas de Filadelfia (PBT) y lo remite electrónicamente a la ciudad. Cuando un investigador de PBT realiza una visita de campo, el concesionario demuestra el cumplimiento proporcionando:
- Su formulario de exención del impuesto sobre las ventas de Pensilvania (para confirmar la ubicación)
- Una notificación del concesionario
- Una confirmación del distribuidor
- Facturas
Los concesionarios recopilan los documentos siguiendo los pasos que se describen a continuación.
El concesionario notifica a su distribuidor
Los concesionarios deben notificar a los distribuidores que se encuentran en Filadelfia y que las bebidas endulzadas que se les distribuyen están cubiertas por el impuesto sobre bebidas de Filadelfia. La ciudad mantiene una lista de distribuidores oficiales registrados. Para cumplir con este requisito, el concesionario debe enviar a los distribuidores:
- Su formulario de exención del impuesto sobre las ventas de venta para reventa en Pensilvania con una dirección en Filadelfia, o
- Un formulario de notificación al concesionario, proporcionado por el Departamento de Hacienda.
Esto debe hacerse cada vez que se inicie una nueva relación comercial, y al menos una vez al año a partir de entonces.
Los concesionarios con varias sedes en Filadelfia no están obligados a enviar avisos separados a sus distribuidores para cada ubicación; basta con uno. Sin embargo, si algunos de sus establecimientos están fuera de la ciudad, deben avisar al distribuidor sobre qué bebidas se venderán en la ciudad y cuáles no. De esta forma, el distribuidor evita pagar impuestos sobre los productos destinados a la venta minorista fuera de Filadelfia.
El distribuidor confirma
Al recibir una notificación de un distribuidor de bebidas endulzadas, el distribuidor debe confirmar que está registrado para presentar y pagar el PBT. Los distribuidores proporcionan esta confirmación mediante el formulario de confirmación de distribución proporcionado por el Departamento de Hacienda.
Un certificado de exención del impuesto sobre las ventas de Pensilvania puede servir como notificación requerida. Si un distribuidor tiene archivado un certificado de exención de un concesionario con dirección en Filadelfia, el distribuidor debe:
- Envíe una confirmación al distribuidor de que es un distribuidor registrado y
- Presente y pague el impuesto en línea.
Envía y recoge facturas
Los distribuidores deben registrar cada transacción de bebidas endulzadas en sus propias facturas o en un suplemento de factura proporcionado por el Departamento de Hacienda. Los distribuidores deben registrar:
- El volumen de bebidas sujetas a impuestos distribuidas y
- El importe del impuesto adeudado.
La información se puede presentar como un total general o por artículo.
Algunos distribuidores tienen sucursales tanto dentro como fuera de Filadelfia, pero PBT solo cubre las bebidas destinadas a la venta en la ciudad. El distribuidor debe pedirles a los distribuidores que tengan varios locales que aclaren qué parte de su pedido se retendrá para la venta minorista en Filadelfia.
Si el concesionario no lo aclara, debe asumir que el 100% del producto está sujeto a impuestos. Si el distribuidor recibe información actualizada sobre el pedido después de presentar la declaración, puede presentar una declaración enmendada.
Los concesionarios deben conservar las facturas archivadas durante al menos seis años.
¿Qué sucede si no cumplo con el proceso de notificación y confirmación?
Un concesionario que no pueda proporcionar los documentos requeridos durante una inspección o no presente documentos no válidos corre el riesgo de emprender acciones legales. Las acciones legales podrían incluir una multa de 1000 dólares por incumplimiento y la suspensión de su licencia de actividad comercial.
Los distribuidores que vendan bebidas endulzadas al por menor en Filadelfia y no lo notifiquen a sus distribuidores son responsables del pago, así como de las tasas y sanciones en caso de incumplimiento.
Tenga en cuenta que un concesionario puede decidir ser un «distribuidor registrado» o un «distribuidor especial». Un concesionario registrado acepta asumir todas las obligaciones de un distribuidor, incluida la presentación y el pago del PBT. Un concesionario especial es un concesionario al que el Departamento de Hacienda concede una exención especial para comprar una bebida endulzada específica a una persona que no sea un distribuidor registrado. Como resultado, el concesionario especial asume la responsabilidad de declarar y pagar el PBT de esa bebida específica.
Los concesionarios que no estén de acuerdo con un asesoramiento de auditoría de PBT pueden presentar una apelación ante la Junta de Revisión Tributaria.