Sous-directeur adjoint

Le Bureau de la gestion des urgences (OEM) collabore avec des partenaires gouvernementaux et non gouvernementaux pour atténuer, planifier et préparer les situations d'urgence ; informer le public sur la préparation ; coordonner les efforts de réponse et de rétablissement en cas d'urgence et d'événements complexes ; et développer des outils et des ressources pour soutenir la préparation globale de la ville de Philadelphie.

Le directeur adjoint aide à diriger la préparation, la réponse et le rétablissement de l'OEM face à toutes les menaces et à tous les dangers dans la ville de Philadelphie. Ce poste essentiel facilitera la mise en œuvre et l'évaluation d'un programme intégré. Fournissant un soutien stratégique au directeur adjoint ou au premier directeur adjoint, le directeur adjoint se concentrera sur les domaines de la santé et des services sociaux, des infrastructures, de l'engagement communautaire, de la sécurité intérieure, de la formation et des exercices, des SIG, de la continuité des opérations, de la logistique et de la coordination du secteur privé, entre autres.

Sous la direction du directeur adjoint, le directeur adjoint exécutera une série d'activités, y compris, mais sans s'y limiter, les fonctions clés suivantes :

• Travaillant en étroite collaboration avec la direction du bureau pour soutenir les opérations quotidiennes et spéciales.
• Projets et initiatives spéciaux
• Coordination interinstitutions pour inclure l'engagement avec les partenaires locaux, étatiques, fédéraux et à but non lucratif.
• Travailler avec l'équipe de la Division de la planification pour élaborer et maintenir des plans d'intervention d'urgence
• Soutenir le processus de recrutement et d'embauche du personnel selon les besoins
• Soutenir le développement d'indicateurs de performance et d'objectifs clés ainsi que le maintien du plan stratégique pluriannuel
• Gestion de crise et leadership
• Agissez sur appel en tant que responsable de la réponse OEM, en gérant l'équipe de garde et en supervisant les rôles de réponse et de rétablissement de l'ensemble de l'agence en cas d'urgence, de catastrophe et d'événements planifiés de grande envergure.
• Trouvez des opportunités au sein de l'OEM et de ses partenaires pour garantir la préparation opérationnelle aux risques de Philadelphie.
• Fournir des conseils et des directives au personnel, par le biais de la modélisation et du coaching, afin de garantir une prise de décision et une coordination efficaces.

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Responsable du programme de sécurité intérieure

Le candidat retenu pour ce poste participera au développement, à la planification stratégique, à la mise en œuvre et à l'évaluation d'un programme intégré de préparation en matière de sécurité publique afin de soutenir la préparation et la réponse aux incidents d'urgence à Philadelphie.

La planification de la sécurité intérieure est un élément essentiel des opérations de sécurité publique. Le responsable du programme de sécurité intérieure, sous la direction du premier directeur adjoint, est responsable de diverses activités, notamment les suivantes :

• Élaborer, maintenir et, lors de l'activation, mettre en œuvre des plans, des protocoles et des politiques de gestion des urgences et de sécurité intérieure qui améliorent la coordination, la connaissance de la situation et la préparation globale.
• Travaillez avec des partenaires fédéraux, étatiques, régionaux et locaux sur les efforts de préparation, les discussions sur les menaces et les dangers, le partage d'informations et le développement des capacités.
• Soutenir la planification et l'analyse liées à la sécurité des infrastructures critiques, à la coordination opérationnelle, à l'information du public et à l'évaluation de la situation.
• Coordonner la planification interinstitutions et le développement d'un plan d'action pour les événements de sécurité publique pour les événements majeurs ou importants afin de garantir des procédures cohérentes et une communication claire.
• Gérez et contribuez au processus d'appel de données SEAR (Special Event Assessment Rating), en collectant, en organisant et en soumettant les informations pertinentes provenant des OEM et des agences partenaires.
• Soutenir le processus annuel d'évaluation des risques liés à l'identification des menaces et des dangers (THIR), notamment en collectant des données sur les capacités, en identifiant les lacunes et en complétant la documentation requise.
• Élaborer et dispenser une formation basée sur les plans et les procédures des agences afin de renforcer la préparation opérationnelle et de combler les lacunes identifiées.
• Aider à planifier, à mener et à évaluer des exercices visant à tester les capacités et à répondre aux menaces et aux dangers prioritaires.
• Établir et maintenir des partenariats avec des agences gouvernementales, des organisations communautaires, des organismes à but non lucratif et des partenaires du secteur privé pour soutenir la préparation et la résilience.
• Une formation complète est requise pour maintenir la maîtrise de la gestion des urgences et de la planification et de la coordination de la sécurité intérieure.
• Mener des projets spéciaux liés aux priorités en matière de sécurité intérieure ou de gestion des urgences.
• Gérez deux postes de personnel soutenant le portefeuille.
• Effectuez d'autres tâches selon les besoins pour soutenir l'OEM.

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Coordinateur du programme de subventions

Le coordonnateur du programme de subventions supervise les demandes de services tout au long du processus d'approvisionnement pour les agences de sécurité publique de la ville. Ce poste assure également la coordination avec diverses parties prenantes au niveau de la ville, de l'État et au niveau fédéral pour aider à administrer le financement des subventions.

Sous la direction du directeur adjoint de la stratégie, de l'engagement et de l'administration et sous la supervision du responsable du programme des finances et de l'administration, le coordonnateur du programme de subventions est responsable d'une gamme d'activités administratives et d'acquisition, y compris, mais sans s'y limiter, les suivantes :

• Achats financés par des subventions
• Suivi d'un volume élevé d'achats simultanés.
• Gérer les demandes d'équipement et de service par le biais d'un processus d'approvisionnement bureaucratique.
• Veiller à ce que les achats respectent toutes les directives locales, nationales et fédérales.
• Aide à la rédaction des documents administratifs :
• Suivi des livrables contractuels et de la facturation.
• Effectuer le suivi des équipements et la gestion des stocks.
• Achats auprès d'un fournisseur unique.
• Demandes de propositions.
• Examens des contrats et des modifications de contrats.
• Soutenir la recherche et le suivi du début à l'exécution.
• Gestion des soumissions d'achat d'équipements et validation de la liste des équipements autorisés.
• Recherche de fournisseurs.

Demandes de subvention et conseils :

• Élaboration de justifications d'investissement.
• Suivi des allocations budgétaires des groupes de travail et des sous-comités.
• Rédaction de formulaires appropriés de la Division de la gestion des subventions de la PEMA sur demande.
• Faire des recherches sur les activités et les coûts des subventions admissibles.
• Maintien d'une solide connaissance des capacités de base du gouvernement fédéral.
• Coopérer et coordonner avec diverses parties prenantes au niveau de la ville, de l'État et au niveau fédéral pour aider à administrer le financement des subventions.
• Élaboration de politiques et de procédures internes selon les besoins.
• Gérer les fichiers partagés de manière organisée et disponible.
• Exécution d'autres tâches assignées par le responsable du programme des finances et de l'administration.

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