Les revendeurs et distributeurs de boissons sucrées de Philadelphie s'entraident mutuellement en matière de conformité fiscale en reconnaissant et en tenant des registres de leurs transactions commerciales.
Un revendeur envoie une notification à son distributeur de boissons sucrées. À son tour, le distributeur envoie une confirmation au revendeur. Le distributeur paie la taxe sur les boissons de Philadelphie (PBT) et la remet à la ville par voie électronique. Lorsqu'un enquêteur PBT effectue une visite sur le terrain, un revendeur prouve la conformité en fournissant :
- Leur formulaire d'exemption de taxe de vente en Pennsylvanie (pour confirmer l'emplacement)
- Une notification au revendeur
- Une confirmation du distributeur
- Factures
Les concessionnaires rassemblent les documents en suivant les étapes décrites ci-dessous.
Le revendeur informe son distributeur
Les revendeurs doivent informer les distributeurs qu'ils se trouvent à Philadelphie et que les boissons sucrées qui leur sont distribuées sont couvertes par la taxe sur les boissons de Philadelphie. La Ville tient une liste des distributeurs officiels inscrit(e). Pour satisfaire à cette exigence, un revendeur doit envoyer aux distributeurs :
- Leur formulaire d'exemption de taxe de vente pour revente en Pennsylvanie avec une adresse à Philadelphie, ou
- Un formulaire de notification aux concessionnaires, fourni par le ministère du Revenu.
Cela doit être fait chaque fois qu'une nouvelle relation commerciale commence, et au moins une fois par an par la suite.
Les concessionnaires ayant plusieurs sites à Philadelphie ne sont pas tenus d'envoyer des avis distincts à leurs distributeurs pour chaque point de vente : un seul suffit. Toutefois, si certains de leurs établissements sont situés à l'extérieur de la ville, ils doivent informer le distributeur des boissons qui doivent être vendues dans la ville et de celles qui ne le sont pas. De cette façon, le distributeur évite les taxes sur les produits destinés à la vente au détail en dehors de Philadelphie.
Le distributeur confirme
Les distributeurs qui reçoivent une notification d'un revendeur de boissons sucrées de Philadelphie doivent à leur tour confirmer qu'ils sont inscritʼs pour déposer et payer le PBT. Les distributeurs fournissent cette confirmation à l'aide du formulaire de confirmation du distributeur fourni par le ministère du Revenu.
Un certificat d'exemption de taxe de vente PA peut servir de notification requise. Si un distributeur possède un certificat d'exemption pour un revendeur domicilié à Philadelphie, il doit :
- Envoyer au revendeur la confirmation qu'il est un distributeur inscrit(e), et
- Déposez et payez la taxe en ligne.
Envoyer et collecter des factures
Les distributeurs doivent enregistrer chaque transaction de boissons sucrées sur leurs propres factures ou sur un supplément de facture fourni par le ministère du Revenu. Les distributeurs doivent enregistrer :
- Le volume de boissons taxables distribué et
- Le montant de l'impôt dû.
Les informations peuvent être présentées sous forme de total général ou par article.
Certains revendeurs ont des succursales à Philadelphie et à l'extérieur, mais PBT ne couvre que les boissons destinées à la vente dans la ville. Un distributeur doit demander aux détaillants ayant plusieurs succursales de préciser la part de leur commande qui sera réservée à la vente au détail à Philadelphie.
Si le revendeur ne donne pas de précisions, le distributeur doit partir du principe que 100 % du produit est imposable. Si le distributeur reçoit des informations de commande mises à jour après le dépôt du retour, il peut déposer un retour modifié.
Les concessionnaires doivent conserver les factures dans leurs dossiers pendant au moins six ans.
Et si je ne respecte pas le processus de notification et de confirmation ?
Un revendeur qui ne peut pas fournir les documents requis lors d'une inspection, ou qui présente des documents non valides, s'expose à des poursuites judiciaires. L'action en justice pourrait inclure une amende de 1 000$ pour non-conformité et la suspension de leur licence d'activité commerciale.
Les revendeurs qui vendent des boissons sucrées au détail à Philadelphie et qui omettent d'en informer leurs distributeurs sont tenus de payer, ainsi que de payer tous les frais et pénalités en cas de non-conformité.
Notez qu'un revendeur peut décider d'être un « revendeur enregistré » ou un « revendeur spécial ». Un revendeur enregistré accepte d'assumer toutes les obligations d'un distributeur, y compris le dépôt et le paiement du PBT. Un revendeur spécial est un revendeur qui bénéficie d'une dérogation spéciale du ministère du Revenu pour acheter une boisson sucrée spécifique auprès d'une personne autre qu'un distributeur enregistré. Par conséquent, le revendeur spécial assume la responsabilité de déposer et de payer le PBT pour cette boisson spécifique.
Les courtiers qui ne sont pas d'accord avec une évaluation d'audit PBT peuvent déposer un recours auprès du Tax Review Board.