Utilisez cette page si les dépenses fédérales totales de votre organisation, toutes sources de financement fédérales confondues, sont de 750 000$ ou plus.
Vue d'ensemble
Toutes les organisations doivent soumettre :
- Un formulaire de calendrier de financement du gouvernement fédéral (SOFGF).
- Un formulaire IRS 990 ou une déclaration confirmant que vous n'avez pas besoin d'en déposer un.
- Un rapport d'audit et les documents connexes.
- Informations sur votre utilisation des fonds fédéraux pour payer votre audit.
Certaines organisations doivent soumettre :
- Un formulaire IRS 8868 (demande d'extension).
- Une demande de prolongation pour soumettre un rapport d'audit à la Ville.
Pour obtenir des instructions complètes, consultez les exigences relatives à la présentation des rapports d'audit pour 750 000$ ou plus.
Soumission de vos formulaires 990 et 8868 de l'IRS
| Si... | alors vous devez soumettre... |
|---|---|
| Vous remplissez un formulaire 990 | Une copie de votre formulaire 990 dans les cinq jours suivant son envoi à l'IRS |
| Vous déposez un formulaire 990 ET demandez une extension |
|
Détails de la soumission
Vous devez soumettre une copie de votre formulaire 990 pour l'exercice financier (FY) ou l'année civile (CY) de votre organisation se terminant entre le 1er juillet 2022 et le 30 juin 2023. Votre formulaire 990 doit être :
- Signé à la fois par un représentant de votre organisation et par le préparateur, ou
- Ont été soumis électroniquement à l'IRS.
La date limite de l'IRS pour le formulaire 990 est basée sur la date de fin de l'exercice financier ou fiscal d'une organisation. Cela signifie que chaque organisation aura sa propre date limite pour soumettre son formulaire 990 (et son formulaire 8868, le cas échéant) au DHCD.
Comment soumettre
Vous pouvez envoyer vos documents par voie électronique à dhcd.auditing@phila.gov. Si vous préférez envoyer des copies papier, envoyez-les à :
Unité d'audit DHCD
1234 Market St., 17e étage
Philadelphie, PA 19107
Documenter et soumettre votre mission d'audit
| Document | Date limite de soumission au DHCD |
|---|---|
| Lettre de motivation pour le matériel de fiançailles | 28 août 2023 |
| Notification de l'engagement d'un auditeur indépendant | 28 août 2023 |
| Lettre d'engagement d'audit | 28 août 2023 |
| Dernière évaluation par les pairs de votre auditeur | 28 août 2023 |
Détails de la soumission
Pour votre lettre de motivation, incluez des déclarations indiquant si :
- Pour cet audit, votre organisation en est à la deuxième année ou aux années suivantes d'une mission d'audit pluriannuelle.
- Votre organisation a utilisé ou utilisera toute source de fonds fédéraux transmis par le DHCD pour payer cet audit.
Votre lettre d'engagement d'audit doit être signée à la fois par votre organisation et par l'expert-comptable indépendant (IPA) engagé par votre organisation. Il devrait inclure :
- Confirmation que l'audit sera effectué conformément au guide d'audit des sous-bénéficiaires de la ville de Philadelphie.
- Une clause qui permet aux représentants du DHCD ou à ses représentants et/ou aux agences intermédiaires d'accéder aux documents de travail.
- Une indication si votre audit s'inscrit dans le cadre d'une mission d'audit pluriannuelle.
Votre auditeur devrait être en mesure de vous fournir son plus récent examen par les pairs.
Comment soumettre
Vous pouvez envoyer vos documents par voie électronique à dhcd.auditing@phila.gov. Si vous préférez envoyer des copies papier, envoyez-les à :
Unité d'audit DHCD
1234 Market St., 17e étage
Philadelphie, PA 19107
Soumission de votre rapport d'audit
| Document | Date limite de soumission au DHCD |
|---|---|
| Rapport d'audit unique | Dans les 4 mois suivant la fin de l'exercice financier ou fiscal de l'organisation |
| Formulaire de collecte de données (DCF) | Dans les 4 mois suivant la fin de l'exercice financier ou fiscal de l'organisation |
| Lettre de gestion, le cas échéant | Dans les 4 mois suivant la fin de l'exercice financier ou fiscal de l'organisation |
| Demande de prolongation, le cas échéant | Au moins deux semaines avant la date d'échéance du rapport d'audit unique |
Détails de la soumission
Vous devez soumettre les documents du rapport d'audit pour l'exercice financier (FY) ou l'année civile (CY) de votre organisation se terminant entre le 1er juillet 2022 et le 30 juin 2023.
Si l'auditeur de votre organisation a rempli une lettre de gestion, vous devez l'inclure dans votre soumission.
Si vous souhaitez demander une extension, envoyez un e-mail à dhcd.auditing@phila.gov. Assurez-vous d'inclure :
- Une brève explication des raisons pour lesquelles vous demandez une prolongation.
- Votre date de prolongation préférée.
Votre organisation peut être empêchée de recevoir des fonds du DHCD si vous ne respectez pas ces délais de soumission.
Comment soumettre
Soumettez une copie électronique à dhcd.auditing@phila.gov.
Soumettez deux copies papier à l'unité d'audit du DHCD à l'adresse suivante :
Unité d'audit DHCD
1234 Market St., 17e étage
Philadelphie, PA 19107
Soumettez une copie papier au service des finances à l'adresse suivante :
Unité de comptabilité des subventions Bâtiment des services
municipaux
1401, boulevard John F. Kennedy
Chambre 1380
Philadelphia, PA 19102
Documenter la façon dont vous avez payé votre audit
Pour les audits financés par des fonds non fédéraux
Si votre organisation n'a pas utilisé ou ne veut pas utiliser de fonds fédéraux pour payer son audit, soumettez une déclaration pour le confirmer.
Vous n'êtes pas obligé d'utiliser ou de soumettre votre demande de propositions (RFP), mais nous vous encourageons à en utiliser une lorsque vous recherchez un auditeur. Pour un exemple, consultez notre exemple d'appel d'offres.
Pour les audits financés par des fonds fédéraux
Si votre organisation a utilisé ou utilisera des fonds fédéraux transmis par le DHCD pour payer son audit, vous devrez fournir des informations sur la manière dont vous avez sélectionné votre expert-comptable indépendant (IPA). Cela inclura votre demande de propositions (RFP).
| Document | Date limite de soumission au DHCD |
|---|---|
| Liste des IPA contactés dans le cadre d'un appel d'offres | 28 août 2023 |
| Exemple de lettre de votre organisation aux IPA | 28 août 2023 |
| L'appel d'offres de votre organisation pour les services d'audit | 28 août 2023 |
| Copies de toutes les propositions d'audit reçues | 28 août 2023 |
| Résumé du processus de sélection des IPA de votre organisation | 28 août 2023 |
Détails de la soumission
Le résumé du processus de sélection de l'IPA de votre organisation doit décrire :
- Les propositions d'audit que vous avez reçues.
- Pourquoi avez-vous choisi l'IPA sélectionnée ?
Si vous avez lancé un appel d'offres, incluez :
- Une copie de l'annonce elle-même.
- Les noms des journaux où il a été diffusé.
- Les dates auxquelles il a été diffusé.
Comment soumettre
Vous pouvez envoyer vos documents par voie électronique à dhcd.auditing@phila.gov. Si vous préférez envoyer des copies papier, envoyez-les à :
Unité d'audit DHCD
1234 Market St., 17e étage
Philadelphie, PA 19107