يجب على جميع المنظمات تقديم:

• نموذج جدول التمويل الحكومي الفيدرالي (SOFGF). انظر التعليمات لإكمال SOFGF
• نموذج IRS 990 أو بيان يؤكد أنك لست بحاجة إلى تقديمه.
• تقرير التدقيق والوثائق ذات الصلة.
• معلومات حول استخدامك للأموال الفيدرالية لدفع تكاليف التدقيق الخاصة بك.

يجب على بعض المنظمات تقديم:

• نموذج IRS 8868 (طلب التمديد).
• طلب تمديد لتقديم تقرير تدقيق إلى المدينة.

للحصول على التعليمات الكاملة، راجع متطلبات تقديم تقرير التدقيق بمبلغ 750,000 دولار أو أكثر.

تفاصيل التقديم

يجب عليك إرسال نسخة واحدة من النموذج 990 للسنة المالية لمؤسستك (FY) أو السنة التقويمية (CY) التي تنتهي بين 1 يوليو 2023 و 30 يونيو 2024. يجب أن يكون النموذج 990 الخاص بك:

• موقعة من قبل كل من مسؤول مؤسستك والمُعد، أو
• تم تقديمها إلكترونيًا إلى IRS.

يعتمد الموعد النهائي لـ IRS للنموذج 990 على تاريخ انتهاء السنة المالية أو CY للمؤسسة. وهذا يعني أن كل منظمة سيكون لها موعد نهائي خاص بها لتقديم النموذج 990 (والنموذج 8868، إن أمكن) إلى DHCD.

كيفية الإرسال

يمكنك إرسال المواد الخاصة بك إلكترونيًا إلى dhcd.auditing@phila.gov. إذا كنت تفضل إرسال نسخ ورقية، فأرسلها إلى:

وحدة تدقيق DHCD
1234 شارع السوق، الطابق 17،
فيلادلفيا، بنسلفانيا 19107

تفاصيل التقديم

بالنسبة لخطاب التغطية الخاص بك، قم بتضمين بيانات تشير إلى ما إذا كان:

• ستكون مؤسستك، بالنسبة لهذا التدقيق، في السنة الثانية أو اللاحقة من مهمة التدقيق متعددة السنوات.
• استخدمت مؤسستك أو ستستخدم أي مصدر للأموال الفيدرالية التي تم تمريرها عبر DHCD لدفع تكاليف هذا التدقيق.

يجب أن يتم توقيع خطاب المشاركة في التدقيق الخاص بك من قبل كل من مؤسستك والمحاسب العام المستقل (IPA) الذي عينته مؤسستك. يجب أن تشمل:

• التأكيد على أن التدقيق سيتم إجراؤه وفقًا لدليل تدقيق المستلمين الفرعيين لمدينة فيلادلفيا.
• بند يسمح بالوصول إلى أوراق العمل من قبل ممثلي DHCD أو من ينوب عنهم و/أو وكالات المرور.
• إشارة إلى ما إذا كانت عملية التدقيق الخاصة بك جزءًا من مهمة تدقيق متعددة السنوات.

يجب أن يكون المدقق الخاص بك قادرًا على تزويدك بأحدث مراجعة من الأقران.

كيفية الإرسال

يمكنك إرسال المواد الخاصة بك إلكترونيًا إلى dhcd.auditing@phila.gov. إذا كنت تفضل إرسال نسخ ورقية، فأرسلها إلى:

وحدة تدقيق DHCD
1234 شارع السوق، الطابق 17،
فيلادلفيا، بنسلفانيا 19107

تفاصيل التقديم

يجب عليك تقديم مستندات تقرير التدقيق للسنة المالية لمؤسستك (FY) أو السنة التقويمية (CY) التي تنتهي بين 1 يوليو 2023 و 30 يونيو 2024.

إذا أكمل مدقق حسابات مؤسستك خطابًا إداريًا، فيجب عليك تضمينه مع إرسالك.

إذا كنت ترغب في طلب تمديد، أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى dhcd.auditing@phila.gov. تأكد من تضمين:

• شرح موجز لسبب طلب التمديد.
• تاريخ التمديد المفضل لديك.

قد يتم تعليق مؤسستك من تلقي أموال DHCD إذا لم تلتزم بالمواعيد النهائية للتقديم هذه.

كيفية الإرسال

أرسل نسخة إلكترونية واحدة إلى dhcd.auditing@phila.gov.

قم بتقديم نسختين مطبوعتين إلى وحدة تدقيق DHCD على العنوان التالي:

وحدة تدقيق DHCD
1234 شارع السوق، الطابق 17،
فيلادلفيا، بنسلفانيا 19107

قم بتقديم نسخة ورقية واحدة إلى الإدارة المالية على العنوان التالي:

وحدة محاسبة المنح، مبنى الخدمات
البلدية
1401 شارع جون إف كينيدي.
الغرفة 1380
فيلادلفيا، بنسلفانيا 19102

لعمليات التدقيق المدفوعة بأموال غير فيدرالية

إذا لم تستخدم مؤسستك أو لن تستخدم الأموال الفيدرالية لدفع تكاليف تدقيقها، فأرسل بيانًا لتأكيدها.

لا يتعين عليك استخدام أو إرسال طلب العروض الخاص بك (RFP)، على الرغم من أنه يتم تشجيعك على استخدام واحد عندما تبحث عن مدقق حسابات. على سبيل المثال، راجع نموذج طلب تقديم العروض الخاص بنا.

لعمليات التدقيق المدفوعة بالأموال الفيدرالية

إذا كانت مؤسستك قد استخدمت أو ستستخدم الأموال الفيدرالية التي تم تمريرها عبر DHCD لدفع تكاليف تدقيقها، فستحتاج إلى تقديم معلومات حول كيفية اختيارك للمحاسب العام المستقل (IPA). سيشمل هذا طلبك للحصول على مقترحات (RFP).

تفاصيل التقديم

يجب أن يصف ملخص عملية اختيار IPA لمؤسستك ما يلي:

• مقترحات التدقيق التي تلقيتها.
• لماذا اخترت IPA المحدد.

إذا قمت بتشغيل إعلان RFP، فقم بتضمين:

• نسخة من الإعلان نفسه.
• أسماء الصحف التي كانت تعمل فيها.
• التواريخ التي تم فيها تشغيله.

كيفية الإرسال

يمكنك إرسال المواد الخاصة بك إلكترونيًا إلى dhcd.auditing@phila.gov. إذا كنت تفضل إرسال نسخ ورقية، فأرسلها إلى:

وحدة تدقيق DHCD
1234 شارع السوق، الطابق 17،
فيلادلفيا، بنسلفانيا 19107