Votre lettre de motivation doit :

• Décrivez le type d'empiétement, y compris son emplacement, ses dimensions et les matériaux utilisés.
• Spécifiez si vous proposez un nouvel empiétement ou s'il existe déjà.
• Résumez le statut des autres examens ou approbations requis.

La lettre doit également inclure les noms, adresses postales et adresses électroniques des personnes suivantes :

• La personne de contact pour la demande. Cette personne doit être en mesure de répondre aux questions concernant le projet.
• La personne qui doit recevoir la décision de la commission.

Vous devez inclure des photographies en couleur actuelles du site et de ses environs. N'utilisez pas les vues de rue en ligne.

Vous devez inclure des dessins de travail à l'échelle de la conception. Toutes les dimensions, tous les matériaux et toutes les couleurs doivent être étiquetés. Les soumissions incluent généralement :

• Un dessin en perspective ou une superposition de photos (en couleur) qui montre l'empiétement sur le site. Si l'empiétement existe déjà, vous devez soumettre des photos plutôt que des dessins.
• Un plan du site montrant le lien entre l'empiétement et les limites de propriété et les rues adjacentes.
• Les élévations de la proposition.

Vous devez inclure la preuve des approbations requises auprès d'autres agences. Soumettez les dessins estampillés avec leur agrément ou joignez leur lettre d'approbation.

La commission peut demander d'autres informations complémentaires.