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Coordonner le rapprochement des comptes rapidement et avec précision, tout en veillant à ce que les fonds des contribuables soient utilisés efficacement.
Le groupe de travail sur la réconciliation a été créé pour superviser le rapprochement des comptes de trésorerie de la Ville. Lors du rapprochement, les comptables vérifient les dossiers financiers de la ville et les comparent aux relevés bancaires. Pour garantir un processus efficace, le groupe de travail coordonnera le travail des agences de la Ville et des consultants externes. Le groupe de travail se réunira toutes les deux semaines pour s'assurer que les rapprochements se déroulent en temps opportun, établir et améliorer les contrôles, et rendre compte des progrès au public.
Les 77 comptes bancaires sont entièrement réconciliés. Depuis qu'elle a constaté un écart dans le compte de trésorerie consolidé de la Ville en 2017, la Ville l'a réduit de près de 98 %. À l'avenir, le groupe de travail veillera à ce que le processus se poursuive avec l'urgence requise par le Maire et avec la transparence que les citoyens méritent
| Adresse |
1401, boulevard John F. Kennedy
MSB Suite 640 Philadelphia, PA 19102 |
|---|---|
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Téléphone :
(215) 686-2300
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| Compte | Achèvement prévu | Pourcentage terminé* |
|---|---|---|
| Lévy | Terminé | 100 % |
| Déboursement général | Terminé | 100 % |
| Salaire des employés | Terminé | 100 % |
| Salaire supplémentaire | Terminé | 100 % |
| Versement des pensions | Terminé | 100 % |
| PDAA de prévoyance | Terminé | 100 % |
| Liquidités consolidées | Terminé | 100 % |
*mesuré en mois rapprochés
janvier 2016
Le Maire Jim Kenney entre en fonction et nomme une nouvelle trésorière municipale, Rasheia Johnson, qui découvre que certains comptes de la ville n'ont pas été réconciliés depuis des années.
mars 2016
Un nouveau poste de comptable est ajouté au Bureau du trésorier. Le poste est consacré au traitement de l'arriéré de comptes non réconciliés.
novembre 2016
A entamé un contrat avec un comptable temporaire pour examiner le processus de rapprochement et aider au rapprochement du compte de trésorerie consolidé.
juillet 2017
Grâce aux travaux entamés en novembre 2016, la trésorière a pu reprendre les rapprochements mensuels du compte de trésorerie consolidé pour la première fois en trois ans.
août 2017
Au cours du processus de rapprochement, un solde non rapproché d'environ 40 millions de dollars a été découvert dans le compte de trésorerie consolidé. Cet écart a commencé entre juin 2014 et mai 2017.
novembre 2017
Une demande de proposition (RFP) est diffusée pour un consultant comptable externe.
déc. 2017
Le Bureau du trésorier a réduit le montant non rapproché du compte de trésorerie consolidé à 33,3 millions de dollars.
janvier 2018
Un nouveau poste de superviseur comptable a été ajouté au Bureau du trésorier. Le poste est dédié aux rapprochements mensuels du compte de trésorerie consolidé.
avril 2018
Le Bureau du trésorier a réduit le montant non rapproché du compte de trésorerie consolidé à 28,6 millions de dollars.
mai 2018
Un cabinet comptable reconnu à l'échelle nationale a été embauché pour identifier les causes de l'écart dans le compte de trésorerie consolidé et pour aider le personnel dans le processus de rapprochement des sept comptes. Ce consultant aide la Ville à mettre en place des contrôles internes supplémentaires afin de s'assurer que nous ne prendrons pas de retard à nouveau.
juin 2018
Un groupe de travail sur la réconciliation a été formé pour superviser le rapprochement des comptes de trésorerie de la ville. La trésorière municipale Rasheia Johnson (coprésidente) ; l'ancien contrôleur/se Jonathan Saidel (coprésident) ; la chef de cabinet du maire Jane Slusser ; le directeur financier Rob Dubow ; Eric Siegel, enquêteur principal au Bureau de l'inspecteur général ; Harvey Rice, directeur exécutif du PICA ; et Matt Stitt, directeur financier du Conseil municipal de Philadelphie.
Deux des sept comptes impayés sont réconciliés : les comptes de paie et les comptes de paie supplémentaires. Ces comptes ont été rapprochés pour la dernière fois en septembre 2010, mais ils sont maintenant réconciliés et à jour à ce jour.
juillet 2018
Le groupe de travail sur la réconciliation a tenu sa première réunion pour coordonner le plan de réconciliation le 12 juillet. Le cabinet comptable externe a commencé à identifier les modifications à apporter aux recommandations relatives aux processus. Par exemple, ils ont insisté sur la nécessité de continuer à assurer la formation polyvalente des employés, afin de maintenir un certain nombre de comptables au sein du personnel. Ils nous ont également conseillé d'élaborer des procédures écrites détaillées sur la manière de mener à bien le processus de rapprochement, un élément qui sera terminé à la fin de l'engagement de l'entreprise.
septembre 2018
La Ville a pour objectif de mettre à jour tous les comptes non réconciliés, sauf trois, par rapport aux sept premiers d'ici la fin du mois de septembre 2018, conformément au calendrier initial du CTO. Le cabinet d'expertise comptable externe poursuit la phase 2 de son plan de travail, qui consiste en une analyse des tendances des entrées et des sorties ; et une analyse détaillée de l'activité générée par les banques dans le système comptable de la ville (FAMIS) pour l'exercice financier 2014-2017. Le Bureau du trésorier est en train de se procurer un système de gestion de trésorerie (TMS). Le TMS dispose d'un module de rapprochement bancaire qui automatisera certains aspects manuels du processus de rapprochement et aidera potentiellement à réduire certains écarts.
octobre 2018
La Ville a entièrement réconcilié tous les comptes historiquement non conciliés, sauf trois. Quatre des sept comptes précédemment non rapprochés ont été entièrement réconciliés selon le calendrier initialement établi par la trésorière municipale. En outre, en collaboration avec des consultants externes, le Bureau du trésorier a réduit le montant non rapproché du compte de trésorerie consolidé à 23,3 millions de dollars. Les comptables externes continuent de suivre leur plan de travail.
novembre 2018
En novembre, le Bureau du trésorier a réduit le montant non rapproché du compte de trésorerie consolidé à 2,1 millions de dollars, soit une baisse significative par rapport au total de 23,3 millions de dollars enregistré en octobre. La majeure partie de la réduction a été réalisée en identifiant les entrées de paiement du service de la dette effectuées en double en 2015 et 2016. Dans ce cas, des écritures de journal en double ont été effectuées, mais un seul paiement a été traité. Aucun montant supérieur au montant correct n'a été déboursé. Des procédures de contrôle ont maintenant été mises en place pour détecter et empêcher que ce type de déficience ne se reproduise à l'avenir. Les comptables externes continuent de suivre leur plan de travail. La Ville a entièrement réconcilié tous les comptes, sauf trois, qui n'avaient pas été rapprochés par le passé, et devrait être entièrement conciliée d'ici la fin de l'année civile 2018.
déc. 2018
À la suite des progrès considérables réalisés en novembre, le Bureau du trésorier a encore réduit en décembre le montant non rapproché du compte de trésorerie consolidé à moins de 900 000 dollars. Sur les 77 comptes bancaires de la ville, 76 comptes sont désormais entièrement réconciliés et le compte restant sera entièrement réconcilié début janvier. La trésorière Rasheia Johnson a annoncé : « Je suis heureuse des progrès que nous avons réalisés et je suis fière des mesures de protection que nous avons mises en place pour empêcher que cela ne se reproduise à l'avenir. Nous travaillerons avec diligence au cours de la nouvelle année pour clore complètement cette affaire. »
janvier 2019
Le Bureau du trésorier a encore réduit le montant non rapproché à environ 528 000 dollars. Le Bureau du trésorier continuera d'examiner ses dossiers afin de régler la différence restante. Il est toutefois important de noter qu'il y a souvent des différences temporelles à la fin des mois, ce qui peut entraîner de légères différences entre le montant indiqué dans le système comptable de la Ville et les montants indiqués dans les relevés bancaires.