Janeiro de 2016

O prefeito Jim Kenney assume o cargo e nomeia uma nova Tesoureira Municipal, Rasheia Johnson, que descobre que algumas contas municipais não são reconciliadas há anos.

Março de 2016

Uma nova posição de contador é adicionada ao Gabinete do Tesoureiro. A posição é dedicada a trabalhar no acúmulo de contas não reconciliadas.

Novembro de 2016

Iniciou um contrato com um contador temporário para revisar o processo de reconciliação e auxiliar na reconciliação da conta de caixa consolidada.

Julho de 2017

Graças ao trabalho iniciado em novembro de 2016, o Tesoureiro conseguiu retomar as reconciliações mensais da conta de caixa consolidada pela primeira vez em três anos.

Agosto de 2017

Durante o processo de reconciliação, um saldo não reconciliado de aproximadamente $40 milhões foi descoberto na conta Consolidated Cash. Essa discrepância começou em algum momento entre junho de 2014 e maio de 2017.

Novembro de 2017

Uma Solicitação de Proposta (RFP) é distribuída para um consultor contábil externo.

Dez. 2017

O Gabinete do Tesoureiro reduziu o valor não reconciliado na conta de caixa consolidada para $33,3 milhões.

Janeiro de 2018

Uma nova posição de supervisor contábil foi adicionada no Gabinete do Tesoureiro. A posição é dedicada às reconciliações mensais da conta de caixa consolidada.

Abr. 2018

O Gabinete do Tesoureiro reduziu o valor não reconciliado na conta de caixa consolidada para $28,6 milhões.

Maio de 2018

Uma empresa de contabilidade reconhecida nacionalmente foi contratada para identificar as causas da discrepância na conta de caixa consolidada e apoiar a equipe no processo de reconciliação entre as sete contas. Esse consultor está ajudando a cidade a desenvolver controles internos adicionais para garantir que não fiquemos para trás novamente.

junho de 2018

Força-Tarefa de Reconciliação formada para supervisionar a reconciliação das contas de caixa da cidade. Servem a Tesoureira Municipal Rasheia Johnson (copresidente); o ex-Controlador Jonathan Saidel (copresidente); a chefe de gabinete da prefeita Jane Slusser; o diretor financeiro Rob Dubow; Eric Siegel, investigador sênior no Gabinete do Inspetor Geral; Harvey Rice, diretor executivo da PICA; e Matt Stitt, diretor financeiro da Câmara Municipal da Filadélfia.

Duas das sete contas pendentes são reconciliadas: folha de pagamento e folha de pagamento suplementar. Essas contas foram reconciliadas pela última vez em setembro de 2010, mas agora estão reconciliadas e atualizadas até o momento.

Julho de 2018

A força-tarefa de reconciliação realizou sua primeira reunião para coordenar o plano de reconciliação em 12 de julho. A empresa de contabilidade externa começou a identificar mudanças nas recomendações de processos. Por exemplo, eles enfatizaram que precisamos continuar treinando funcionários de forma cruzada, para manter um certo número de contadores na equipe. Eles também aconselharam que desenvolvêssemos procedimentos escritos detalhados sobre como concluir o processo de reconciliação, um item que será concluído ao final do contrato da empresa.

Setembro de 2018

A meta da cidade é ter todas as contas não reconciliadas, exceto três, atualizadas a partir das sete iniciais até o final de setembro de 2018, o que é consistente com o cronograma original do CTO. A empresa de contabilidade externa continua trabalhando na Fase 2 de seu plano de trabalho, que consiste na análise de tendências de entradas e saídas; e na análise detalhada da atividade gerada pelo banco no sistema contábil da cidade (FAMIS) para o ano fiscal de 2014-2017. O Gabinete do Tesoureiro está em processo de aquisição de um Sistema de Gestão de Tesouraria (TMS). O TMS tem um módulo de reconciliação bancária que automatizará alguns aspectos manuais do processo de reconciliação e potencialmente ajudará a reduzir algumas discrepâncias.

Outubro de 2018

A cidade reconciliou totalmente todas as contas historicamente não reconciliadas, exceto três. Quatro das sete contas anteriormente não reconciliadas foram totalmente reconciliadas de acordo com o cronograma originalmente estabelecido pelo Tesoureiro Municipal. Além disso, trabalhando com consultores externos, o Gabinete do Tesoureiro reduziu o valor não reconciliado na conta de caixa consolidada para $23,3 milhões. Os contadores externos continuam trabalhando em seu plano de trabalho.

Novembro de 2018

Em novembro, o Gabinete do Tesoureiro reduziu o valor não reconciliado na conta de caixa consolidada para $2,1 milhões, uma queda significativa em relação ao total de outubro de $23,3 milhões. A maior parte da redução foi realizada identificando entradas duplicadas de pagamento do serviço da dívida feitas em 2015 e 2016. Nesse caso, foram feitas entradas duplicadas no diário, mas somente um pagamento foi processado. Nenhum fundo além do valor correto foi desembolsado. Procedimentos de controle já foram instituídos para detectar e evitar que o tipo de deficiência ocorra novamente no futuro. Os contadores externos continuam trabalhando em seu plano de trabalho. A cidade reconciliou totalmente todas as contas historicamente não reconciliadas, exceto 3, e espera ser totalmente reconciliada até o final do ano civil de 2018.

Dez. 2018

Após o tremendo progresso em novembro, o Gabinete do Tesoureiro em dezembro reduziu ainda mais o valor não reconciliado na conta de caixa consolidada para menos de $900.000. Das 77 contas bancárias da cidade, 76 contas agora estão totalmente reconciliadas e a conta restante será totalmente reconciliada no início de janeiro. A Tesoureira Rasheia Johnson anunciou: “Estou satisfeita com o progresso que fizemos e orgulhosa das salvaguardas que instituímos para evitar que isso aconteça no futuro. Trabalharemos diligentemente no novo ano para encerrar totalmente esse assunto.”